Τρόπος αυτόματης αρχειοθέτησης της αλληλογραφίας σας σε MacBook

Πολλοί από εμάς πιστεύουν ότι η αρχειοθέτηση είναι ένα περιττό βήμα όσον αφορά τα email μας. Οι περισσότεροι από τους συναδέλφους μας εδώ δεν το κάνουν καν. Προτιμούν να αφήνουν τα εισερχόμενα email τους στα εισερχόμενά τους και να χρησιμοποιούν το "Mark as Read" και άλλες σημαίες για να υποδεικνύουν ενέργειες που πρέπει να εκτελούνται σε εισερχόμενα email. Η πιο συνηθισμένη απάντηση για μη αρχειοθέτηση που έχουμε ακούσει είναι «Κρατώ τα email μου στα εισερχόμενά μου, ώστε να τα βρίσκω εύκολα».

Η αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διευκολύνει τη διαχείριση του χρόνου σας, καθώς παρέχει και κάποια δομή. Όταν αρχειοθετείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τα οποία έχετε τελειώσει, σας αφήνουν ένα καθαρό εισερχόμενο που έχει τα μηνύματα που αξίζουν την προσοχή σας. Χωρίς ακαταστασία! Δεν χάνετε πλέον σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε αυτήν την ανάρτηση θα σας δείξουμε έναν βήμα προς βήμα οδηγό που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ρυθμίσετε το γραμματοκιβώτιο αρχειοθέτησής σας και επίσης να αρχειοθετήσετε αυτόματα τα μηνύματά σας.

Βήμα 1. Ανοίξτε την εφαρμογή αλληλογραφίας και κάντε κλικ στο Γραμματοκιβώτιο> Νέο γραμματοκιβώτιο

Βήμα 2 Ορίστε ένα όνομα για το νέο γραμματοκιβώτιο και επιλέξτε μια τοποθεσία από το αναπτυσσόμενο μενού. Σας προτείνουμε να χρησιμοποιήσετε το "On my Mac" ως τοποθεσία και να το ονομάσετε κατάλληλα. Θα χρησιμοποιήσουμε το ATB_Archive ως όνομα φακέλου σε αυτό το παράδειγμα.

Βήμα - 3 Μόλις το ρυθμίσετε, το γραμματοκιβώτιο είναι στη διάθεσή σας στην αριστερή πλευρά όπως και οποιοδήποτε άλλο γραμματοκιβώτιο και μπορείτε να μεταφέρετε και να αποθέσετε τα email σας χειροκίνητα μόλις τελειώσετε με αυτά.

Βήμα - 4 Τώρα έρχεται το διασκεδαστικό μέρος της αυτοματοποίησης της διαδικασίας αρχειοθέτησης χρησιμοποιώντας κανόνες. Είναι πολύ απλό μόλις το καταλάβεις.

Βήμα - 5 Κάντε κλικ στο Mail> Προτιμήσεις. Κάντε κλικ στο Κανόνες και επιλέξτε Προσθήκη κανόνα

 

Βήμα –6 Ορίστε το φάκελο γραμματοκιβωτίου με αυτόν που δημιουργήσατε στο βήμα 2.

Βήμα - 6 Ονομάστε τον κανόνα στο πλαίσιο περιγραφής και προσθέστε συνθήκες. Μπορείτε να προσθέσετε όρους όπως email παλαιότερο από δύο εβδομάδες. Πατήστε το κουμπί + για να προσθέσετε περισσότερες συνθήκες. Μπορείτε να βρείτε αρκετά συγκεκριμένα εδώ, όπως "Όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον αποστολέα x ή τον αποστολέα y" δεν αρχειοθετούνται. Αποθηκεύστε τους κανόνες σας.

Βήμα - 7 Δοκιμάστε το και τελειώσατε. Μόλις τα email στα εισερχόμενά σας πληρούν τους κανόνες που έχετε ρυθμίσει, το Mail σας θα τα μεταφέρει αυτόματα από τα εισερχόμενά σας στον τοπικό φάκελο αρχειοθέτησης που έχετε ρυθμίσει.

Μερικές φορές, είναι τα απλά πράγματα που μας κάνουν πιο παραγωγικούς. Εάν έχετε ανοίξει ποτέ τα εισερχόμενά σας και αισθάνεστε ότι χρειάζεστε ένα ποτό, δεν είστε μόνοι. Δοκιμάστε τη δυνατότητα αυτόματης αρχειοθέτησης και ελέγξτε τη μόνοι σας!

Καλώς ήλθατε στο Clutter δωρεάν εισερχόμενες ημέρες!

Πρόσφατες δημοσιεύσεις